Как организовать конференцию

Конференция – полезное и приятное времяпрепровождение для участников и «головная боль» для организаторов. Чтобы провести мероприятие достойно, нужно постараться. Один из основных вопросов, которые нужно решить на начальном этапе подготовки, это выбор места. Главные критерии, которым должно соответствовать место предполагаемой конференции, это:

• Удобство подъезда, парковки и размещения для всех участников;

• Престижность. Кому захочется встречаться где-нибудь на периферии, в фойе обшарпанной гостиницы, нисколько не изменившейся с советских времен? Другое дело – Ресторан «Жизнь Прекрасна» в одном из районов Москвы;

• Оригинальность, некая новизна, благодаря которым мероприятие запомнится только в положительном ключе. Несмотря на то, что конференция – серьезное дело, гостям вряд ли понравится чересчур официальная обстановка. Именно поэтому очень востребованы такие места, как круизные теплоходы пансионаты где-нибудь в экологически чистом месте Подмосковья (но, разумеется, недалеко от цивилизации);

• Вместимость. Гостям на конференции требуется свободно передвигаться, у них должна быть возможность неформально общаться друг с другом и даже порой уходить от ненужных обсуждений, а если они приехали не на один день, то с комфортом отдыхать.

Нельзя забывать, что организация конференций зависит еще и от времени.

Во-первых, времени, которое займет само мероприятие. Если на него отведен день, вряд ли стоит арендовать площадки далеко от центра, на такую конференцию никто не захочет ехать, ведь дорога у некоторых участников издалека может занимать больше часов, чем они потратят на общение с коллегами.

Во-вторых, в праздники и выходные вряд ли можно собрать большую конференцию, равно как и в пик летних отпусков.

И, наконец, немного о регламенте. Многие организаторы забывают, что даже взрослые серьезные люди устают от непрерывных докладов и обсуждений. Поэтому чем продуманнее окажется программа, тем с большей пользой пройдет мероприятие. Выступления «минут на 40» лучше не планировать, или, если без них никак нельзя, то включать по минимуму и «разбавлять» более краткими речами, кофе-брейками. Если учесть все вышеописанные нюансы, любое мероприятие пройдет на отлично, участники останутся довольны и обязательно захотят собраться еще раз.

В данной статье использованы материалы интернет-портала: www.life-fine.ru, ресторана «Жизнь Прекрасна» из популярной сети московских ресторанов и кафе «Новый Свет», популярного столичного ресторанного комплекса, который находится в САО Москвы.